Huishoudelijk Reglement HVSB
Artikel 1: Lidmaatschap
1.1 Een vereniging die lid is van de HVSB ontvangt van de secretaris het Huishoudelijk Reglement (HR) en het Wedstrijdreglement (WR).
1.2 Het kandidaat lid verstrekt de secretaris en de competitieleider alle noodzakelijke gegevens verband houdende met deelname aan de competitie(s) en verklaart zich akkoord met het huishoudelijk reglement.
1.3 Het bestuur plaatst de aanvraag, vergezeld van een preadvies, op de agenda van de Algemene Ledenvergadering of van de Ledenbijeenkomst bij aanvang van de nieuwe competitie.
1.4 Indien de indeling van de competitie reeds heeft plaatsgevonden, zal dit reden zijn om toelating uit te stellen tot de eerstvolgende competitie.
1.5 De aangemelde vereniging ontvangt van de secretaris bericht van het besluit tot toelating dan wel afwijzing.
1.6 Leden van aangesloten verenigingen hebben het recht deel te nemen aan de competities libre klein , driebanden en aan de persoonlijke kampioenschappen (PK s) georganiseerd door de HVSB.
Artikel 2: Deelname aan de competitie(s)
2.1 Het bestuur is bevoegd om verenigingen die niet tijdig het deelnamegeld hebben afgedragen uit te sluiten van deelname aan de betreffende competitie.
2.2 Bij tussentijds terugtrekken uit een competitie bestaat geen recht op restitutie deelnamgeld. 2.3 Tijdens competitiewedstrijden en persoonlijke kampioenschappen is het dragen van uniforme kleding (bij voorkeur een clubtenue) verplicht.
Artikel 3: Het bestuur
3.1 Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar.
3.2 Zij treden af volgens een door het bestuur vastgesteld rooster.
3.3 Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar. Er bestaat geen maximum aantal termijnen.
3.4 Kandidaten voor lidmaatschap van het bestuur kunnen worden benaderd door het zittende bestuur of worden voorgedragen door en vanuit de aangesloten verenigingen. De voordracht dient uiterlijk twee weken v r de algemene ledenvergadering bij de secretaris bekend te worden gemaakt.
3.5 Bij meer kandidaten dan er functies beschikbaar zijn worden alle kandidaten bekend gemaakt aan de aangesloten verenigingen.
3.6 Benoeming vindt plaats bij gewone meerderheid van stemmen.
3.7 Bestuursleden kunnen door de Algemene Ledenvergadering uit hun functie worden ontheven. Dit gebeurt bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.
3.8 Het bestuur vergadert tenminste n keer per twee maanden en verder zo vaak als dit door tenminste twee bestuursleden noodzakelijk wordt geacht.
3.9 Bestuursleden hoeven niet perse gebonden te zijn aan een in de competitie uitkomende vereniging.
Artikel 4: De voorzitter
4.1 De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen, de Algemene Ledenvergadering en de Ledenbijeenkomst.
4.2 Hij stelt de agendapunten aan de orde in de volgorde zoals die aan de deelnemers bekend is gemaakt.
4.3 Ingeval van vertegenwoordiging van de vereniging door twee gezamenlijk handelende bestuursleden wordt dit zo mogelijk vooraf binnen het bestuur afgesproken. Indien dit niet mogelijk is, zal vertegenwoordiging plaatsvinden door de voorzitter en een ander bestuurslid.
Artikel 5: De secretaris
5.1 De secretaris is belast met de uitvoering van de secretariaatswerkzaamheden.
5.2 Hij onderhoudt de noodzakelijke schriftelijke contacten, zowel extern als met de aangesloten verenigingen, voor zover deze geen betrekking hebben op de competities.
5.3 Hij doet dit zoveel mogelijk via e-mail.
5.4 Hij maakt notulen van de vergaderingen en legt deze ter vaststelling voor aan de eerstvolgende vergadering.
5.5 Hij maakt in overleg met het bestuur een jaarverslag en agendeert dit voor de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 6: De penningmeester
6.1 De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging.
6.2 Hij stelt de jaarlijkse resultatenrekening en de balans op en legt die na overleg binnen het bestuur voor aan de Algemene Ledenvergadering.
6.3 Hij stelt de jaarlijkse begroting op en doet voorstellen met betrekking tot de bijdrage voor deelname aan de competities.
6.4 Hij is gerechtigd uitgaven te doen die in de begroting zijn opgenomen. Uitgaven die niet zijn begroot en een bedrag van 100,- te boven gaan moeten door het bestuur worden goedgekeurd.
Artikel 7: De competitieleider
7.1 De competitieleider is belast met het organiseren van de competities in de spelsoort Libre en evt bandstoten.
7.2 Hij maakt afspraken en onderhoudt de contacten met de verenigingen.
7.3 Hij controleert de ingezonden wedstrijduitslagen en waar nodig herstelt hij fouten en stelt hij de betrokken verenigingen c.q. teamleiders hiervan op de hoogte.
7.4 Hij zorgt ervoor dat de moyennes worden bijgehouden en toegepast.
Artikel 8: De commissaris
8.1 De commissaris ondersteunt en assisteert waar nodig de overige bestuursleden en met name de competitieleider bij het uitoefenen van hun functies.
8.2 Hij kan speciale taken toebedeeld krijgen, zoals die van vicevoorzitter.
Artikel 9 : Public relations en sponsoring
9.1 De volgende taken worden verdeeld onder de bestuursleden:
9.1.1 Het benaderen van potenti le sponsors en het leggen en onderhouden van contacten met instanties en bedrijven.
9.1.2 Het tegen betaling plaatsen van advertenties op de website van de vereniging.
9.1.3 Het optreden als contactpersoon naar de webmaster.
9.2 Deze taken kunnen worden toebedeeld aan een speciaal daarvoor aangesteld bestuurslid.
Artikel 10 : Commissies
10.1 Het bestuur kan commissies in het leven roepen voor bijzondere werkzaamheden of taken.
10.2 Dergelijke commissies kunnen worden samengesteld uit leden van de aangesloten verenigingen. De commissievoorzitter zal altijd een bestuurslid zijn. Deze rapporteert aan het bestuur over de voortgang en bevindingen van de commissie.
10.3 In bijzondere conflictsituaties kan het bestuur een arbitragecommissie instellen. Hierin mogen geen personen zitting nemen van verenigingen die bij het conflict betrokken zijn.
Artikel 11 : Vergaderingen
11.1 De uitnodiging voor een Ledenvergadering wordt tenminste zes weken tevoren aan de secretariaten van de aangesloten verenigingen toegestuurd. De te behandelen agenda volgt tenminste drie weken tevoren.
11.2 Agendavoorstellen vanuit de verenigingen dienen tenminste twee weken v r het tijdstip van de vergadering bij de secretaris te worden aangeleverd (zie ook 3.4).
11.3 Indien het bestuur besluit door de leden ingebrachte punten aan de agenda toe te voegen, zullen deze door de secretaris aan alle verenigingen worden toegezonden met het verzoek deze binnen hun vereniging aan de orde te stellen.
11.4 De indiener(s) zal / zullen in de gelegenheid worden gesteld ter vergadering het agendapunt toe te lichten.
11.5 De verenigingen verplichten zich met een of meerdere vertegenwoordigers aanwezig te zijn op de Algemene Ledenvergadering en de Ledenbijeenkomst.
Artikel 12 : Mededelingen
12.1 Mededelingen worden per e-mail toegezonden aan de secretariaten van de aangesloten verenigingen. Van de secretarissen wordt verwacht dat zij deze mededelingen doorgeven aan de leden van hun vereniging.
12.2 Mededelingen over competities zullen tevens worden toegezonden aan de teamleiders en de eventuele 2e teamleiders..
12.3 In veel gevallen zullen mededelingen tevens worden opgenomen op de website van de vereniging: www.hengeloseseniorenbiljarters.nl onder de kop Clubnieuws
Artikel 13 : Slotbepaling
In gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Voor het laatst bijgewerkt op 04 Februari 2019 en goedgekeurd
Secretaris HVSB
Chris ten Cate
Hengelo (o)
Bijgewerkt donderdag 21 Februari 2019